Tout savoir sur l’assurance voyage professionnel

Les voyages professionnels jouent souvent un rôle crucial dans la réalisation d’objectifs commerciaux. Que ce soit pour rencontrer des partenaires, assister à des conférences ou superviser des projets à l'étranger, les déplacements professionnels sont une composante essentielle du fonctionnement des entreprises. Cependant, avec l'augmentation des voyages d'affaires, des défis et risques sont apparus, mettant en évidence la nécessité impérieuse d'une protection adéquate. C'est là qu'intervient l'assurance déplacements professionnels : une solution conçue pour offrir une tranquillité d'esprit aux voyageurs et aux entreprises face aux imprévus qui pourraient survenir loin de chez eux.

Comment fonctionne l’assurance voyage professionnel ?

L'assurance voyage professionnel (ou « voyage d’affaires ») fonctionne comme une assurance voyage privé. Souscrite auprès d’une compagnie d’assurances, elle couvre ses bénéficiaires pour les risques prévus au contrat.

Dans le cas de l’assurance voyage professionnel, sont couverts les risques spécifiques auxquels pourraient être exposés les salariés en voyage d'affaires. Elle comprend ainsi des garanties d’assistance et d’assurance adaptées. Selon le contrat choisi, seront ainsi inclus : le rapatriement, les frais médicaux, la téléconsultation, les retours anticipés, les bagages perdus ou volés, l’individuelle accident, la responsabilité civile, les retards d'avion ou de train, la protection juridique, les frais d’interruption de mission, le retour impossible...

Qui délivre l'assurance voyage professionnel ?

L’assurance voyage professionnel est souscrite auprès d’une compagnie d’assurance. C’est elle qui délivre l’assurance voyage professionnel et elle assure les garanties et services d’assistance auprès des bénéficiaires.

L’assurance voyage professionnel est dans la majorité des cas souscrite par l’employeur. En effet, c’est l’employeur qui, quelle que soit la taille de l’entreprise, est responsable de la sécurité de ses employés au travail, sur le lieu de travail habituel ou en déplacement professionnel. Il a donc tout intérêt à souscrire une assurance voyage professionnel pour le compte de ses salariés amenés à se déplacer en France ou à l’étranger.

Vous êtes travailleur indépendant ? Vous devez souscrire vous-même une assurance voyage professionnel.

Est-il obligatoire d'avoir une assurance de voyage professionnel ?

La loi n’indique pas explicitement que l’employeur (ou le salarié) doit souscrire une assurance déplacement professionnel. Or, selon l'article L. 4121-1 du Code du travail, « l’employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses salariés ». L’employeur engage donc sa responsabilité en cas d’incident lors d’un déplacement professionnel d’un ou plusieurs de ses employés. Dans ce contexte, il a tout intérêt à souscrire une assurance voyage professionnel.

Avec une assurance voyage professionnel, le salarié bénéficie de prestations d’assistance et de garanties d’assurance adaptées, tandis que l’entreprise se prémunit contre les risques susceptibles d’engager sa responsabilité, évitant ainsi d’avoir à payer d’éventuels dommages et intérêts.

Attention. Dans certains pays, l’assurance voyage professionnel est obligatoire pour obtenir un visa ou une autorisation d’entrer sur leur territoire.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Lorsque l’un de ses employés est envoyé en déplacement professionnel, l’employeur doit répondre à certains devoirs, parmi lesquels :

se renseigner sur la situation sanitaire et les risques de sécurité présents dans le pays visité, et en aviser les collaborateurs concernés avant le départ ;
accompagner les collaborateurs dans les démarches administratives qui entourent le déplacement professionnel à l’étranger (visa, autorisation de voyage, carte professionnelle européenne pour les professions réglementées…) ;
faire une déclaration à la Sécurité sociale en cas de prise en charge éventuelle à l’étranger. Le salarié reste affilié à la sécurité sociale lors de son déplacement, mais cette couverture s’avère souvent largement insuffisante. D’où l’intérêt d’une assurance voyage professionnel offrant une bonne couverture des frais de santé à l’étranger ;
avancer ou rembourser les frais de déplacement engagés au collaborateur. Mais il n’est pas obligatoire pour l’employeur d’effectuer les réservations nécessaires (transport, logement…) pour le compte du salarié.

Quelle assurance voyage professionnel souscrire ?

Les solutions conçues par Europ Assistance offrent à vos collaborateurs une protection complète lors de leurs déplacements professionnels (allant jusqu'à 180 jours consécutifs), en France comme à l’étranger. Que ce soit dans le cadre d'un contrat groupe (à partir de 10 collaborateurs) ou individuel (de 1 à 9 collaborateurs), vos employés bénéficient de nombreuses garanties parmi lesquels :

la prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation d’urgence jusqu’à 5 millions € ;
le rapatriement médical ;
la responsabilité civile à l’étranger (en cas de dommages causés à autrui) ;
la téléconsultation 24h/24, 7j/7 ;
l’indemnisation en cas d'avion ou de train retardé ;
la couverture en cas de perte, vol ou destruction de bagages ;
la couverture de la famille si celle-ci se déplace lors de la mission.

Enfin, Europ Assistance met à disposition des collaborateurs le portail TRIP (Travel Risk Intelligence Portal) : un outil leur permettant d’accéder en temps réel à des informations utiles sur la situation sanitaire et sécuritaire des pays visités. Ils y retrouveront notamment :

des informations indispensables sur les risques médicaux et sanitaires de plus de 195 pays ;
des alertes personnalisées santé et sécurité ;
des outils pratiques en cas de maladie (traducteur de noms de médicaments, guide de conversation médicale, fiches d'information maladies...).

L'option de prévention et de gestion des risques internationaux (risques sanitaires, naturels, sécuritaires et politiques) permet aux collaborateurs de partir mieux informés et de sécuriser leurs missions.

Vous êtes un particulier, un travailleur indépendant ou bien un chef d’entreprise ?

L’assurance voyages professionnels et privés d’Europ Assistance (1 an) vous permet de vous protéger ou de protéger jusqu’à 9 collaborateurs pour les déplacements professionnels (d’une durée de 180 jours maximum pour chaque mission) et les déplacements privés d’une durée de 30 jours consécutifs, en France comme à l'étranger.

Vous souhaitez souscrire un contrat de groupe ?

Vous souhaitez assurer votre devoir de protection à l’égard de vos collaborateurs avec un niveau de couverture élevé ? Découvrez l’assurance missions professionnelles pour vos collaborateurs (1 an). Pensée pour couvrir 10 collaborateurs minimum, cette solution comporte un socle de prestations d’assistance que vous pouvez compléter, en fonction de vos besoins, avec différents modules (sérénité, sécurité et/ou l’option loisirs). Vous ne souscrivez que ce dont vous avez réellement besoin !

Vous partez à l’étranger ? En déplacement professionnel ou privé, n’oubliez pas de noter les numéros d’urgence locaux sur votre téléphone portable et de vous signaler gratuitement sur le portail Ariane avant votre départ.